Beim Ein- und Auszug es ernst – für Vermieter und Mieter. Der Vermieter vertraut sein Eigentum einem Fremden an oder erhält es zurück. Der Mieter verlegt seinen Lebensmittelpunkt in ebenso fremde vier Wände. „Beide haben ein hohes Interesse daran, dass keine Fragen offen bleiben“, weiß der Steinbacher Hausverwalter und Gutachter Hans-Jürgen Weber aus langjähriger Erfahrung. „Was den Zustand der Mietwohnung betrifft, sorgt ein ordentlich verfasstes Übergabeprotokoll für diese Sicherheit.“

Keinen Raum vergessen

Der richtige Zeitpunkt für das Abarbeiten des Übergabeprotokolls liegt exakt zwischen dem Auszug der bisherigen und dem Einzug der neuen Mieter. Geht es um das Auszugsprotokoll, sollten die bisherigen Bewohner sämtlichen Hausrat ausgeräumt und alle Renovierungsarbeiten erledigt haben, zu denen sie verpflichtet sind. Dann können die restlichen Arbeiten folgen, die der Vermieter selbst oder von ihm beauftragte Handwerker übernehmen. Erst danach kommt das Einzugsprotokoll der neuen Mieter.
Ein Übergabeprotokoll ist immer ein Gemeinschaftswerk: Mieter und Vermieter oder Hausverwalter nehmen persönlich sämtliche Räume genau in Augenschein. „Flur, Keller, Garage, weitere Nebenräume und die Terrasse werden gerne vergessen. Doch auch für sie sollte man sich ausreichend Zeit nehmen“, rät Hans-Jürgen Weber. Ebenso haben sich eigene Protokollfelder für die Heizung und sonstige haustechnische Anlagen bewährt.

Zählerstände und Schlüsselliste

In jedem Raum sollte stichpunktartig vermerkt werden, ob alles in Ordnung ist. Wenn es Mängel oder Schäden gibt, gehören sie ins Übergabeprotokoll. Zählerstände für Strom, Wasser und Gas, die Anzahl der übergebenen Haus- und Wohnungsschlüssel und der Zeitpunkt der letzten Renovierung sind ebenfalls wichtige Fakten. Datum und Unterschriften von Mieter und Vermieter oder Hausverwalter sowie eventueller Zeugen vervollständigen das Dokument und belegen, dass beide Seiten den Zustand der Immobilie gleichlautend bewerten.
Ein Übergabeprotokoll lässt sich selbst am Computer oder auch mit einer handgezeichneten Tabelle anlegen. Einfacher ist es, auf bewährte Vorlagen zurückzugreifen, die Verbände sowohl auf der Mieter- als auch auf der Vermieterseite anbieten. Professionelle Hausverwalter stellen ebenfalls Übergabeprotokolle zur Verfügung, die keine Lücken offen lassen.

Sachlich und knapp

„Beim Ausfüllen des Übergabeprotokolls muss es eindeutig und sachlich zugehen“, sagt Hans-Jürgen Weber. Die Formulierung „Bad renovierungsbedürftig“ lädt geradezu ein, in vielfältige Richtungen interpretiert zu werden. Besser ist es, zu schreiben: „Duschkabine trüb angelaufen, drei Bodenfliesen gesprungen, Rollladen klemmt.“ In Zeiten allgegenwärtiger Digitalkameras können Fotos für zusätzliche Klarheit sorgen. Auf der positiven Seite ist der Vermerk „keine Beanstandung“ besser geeignet als blumige Formulierungen wie „Top-Zustand“.
Das Übergabeprotokoll macht keine Aussage darüber, wer letztlich die Schäden beheben muss. „Ob der Mieter die Mängel hinnimmt oder ob der Vermieter zusichert, dass er sie reparieren lässt, hat wenig mit dem Protokoll zu tun“, stellt Hans-Jürgen Weber klar. Es verzeichnet lediglich den Zustand der Wohnung. Während des erneuten Durchgangs beim Auszug lässt sich anhand des alten Übernahmeprotokolls zweifelsfrei feststellen, welche Schäden oder Verschleißerscheiungen inzwischen dazu gekommen sind. Wer sie beheben muss, sollte im Mietvertrag geregelt sein oder muss ausgehandelt werden. Das Übergabeprotokoll stellt lediglich sicher, dass kein Zweifel über den Umfang der Mängel aufkommt.